Ogólną zasadą jest to, że czynny podatnik podatku od towarów i usług ma prawo do rozliczania VAT naliczonego zawartego w cenie nabywanych lub importowanych towarów i usług w takim zakresie, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby czynności opodatkowanych, a nie zwolnionych od VAT. Kwoty podatku naliczonego wynikające z otrzymanej za najem faktury będą zatem uprawniały do odliczenia VAT. Trzeba jednak pamiętać, iż w przypadku podatku od towarów i usług prawo to jest uregulowane nieco inaczej, a mianowicie przez treść art. 86a ust. 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, który to przepis w zdecydowanej większości przypadków będzie ograniczał do 50% odliczenie VAT naliczonego od wydatków używania pojazdów na podstawie umowy najmu. Co prawda możliwe jest pełne odliczenie, jeśli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika - co w przypadku samochodów osobowych sprowadza się do udokumentowania sposobu użytkowania w formie tzw. kilometrówki. W sytuacji zatem gdy najem auta będzie miał miejsce jedynie na potrzeby podróży służbowej przedsiębiorca będzie mógł odliczyć całość podatku VAT naliczonego od usług wypożyczalni samochodów tylko pod warunkiem sporządzenia kilometrówki i przy założeniu, że auto będzie zgłoszone do urzędu skarbowego na druku VAT-26.

Zdarza się, iż wynajęcie auta odbywa się poza granicami kraju, trzeba wtedy pamiętać o kwestiach wynikających z brzmienia art. 28 j ust 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym to przepisem miejscem świadczenia takich usług jest miejsce, w którym te środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy. W przepisie chodzi właśnie o krótkoterminowy wynajem środków transportu, przy czym przez krótkotrwały wynajem rozumie się ciągłe posiadanie środka transportu lub korzystanie z niego przez okres nieprzekraczający 30 dni. Jeżeli odbędzie się to w Polsce, to wówczas usługa najmu będzie podlegała VAT ze stawką 23%. W przypadku, gdy samochód będzie oddany do dyspozycji przez wypożyczalnię w innym kraju, usługa tam będzie opodatkowana. Jedynie na marginesie zaakcentuję, że w przypadku najmu innego niż krótkoterminowy usługa będzie opodatkowania zgodnie z art. 28b ustawy tj. w miejscu siedziby najemcy.

W przypadku podatku dochodowego najem pojazdów, który nastąpił w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów stanowi koszt podatkowy, aczkolwiek nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarcza prowadzoną przez podatnika (tak art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych i art. 23 pkt 46 a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Powyższy przepis nie precyzuje o jakie samochody w nim chodzi, a zatem dotyczy on również samochodów wypożyczonych. Jeżeli przedsiębiorca pokrywa koszty eksploatacji samochodu np. obsługę ogumienia, dokonuje przeglądów, remontów i konserwacji itd. to zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów tych kosztów będzie się odbywało na podstawie wyżej przywołanych przepisów. O ile w przypadku wynajęcia samochodu wyłącznie na potrzeby podróży służbowej trudno mówić o takich kosztach, to w przypadkach najmu na dłuższy okres takie koszty nie są rzadkością.

Trzeba też wiedzieć, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów dotyczących samochodu osobowego opłat wynikających z umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze (z wyjątkiem opłat z tytułu składek na ubezpieczenie samochodu osobowego), w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł pozostaje do wartości samochodu osobowego będącego przedmiotem tej umowy. W przypadku gdy umowa najmu została zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy, przez wartość samochodu rozumie się wartość przyjętą dla celów ubezpieczenia. Tak więc opłaty wynikające z umowy najmu stanowią podatkowe koszty uzyskania przychodów podatnika w części, w jakiej kwota 150.000 zł (zakładając, że samochód nie jest pojazdem elektrycznym) pozostaje do wartości tego samochodu przyjętej do celów ubezpieczenia.