Faktura ustrukturyzowana ma formę pliku w formacie XML. Podatnicy mogą ją wystawić korzystając z bezpłatnych narzędzi KSeF. Jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu, zaś za otrzymaną w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Kwestie z tym związane są doprecyzowane przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Rozporządzenie to weszło w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

Najprościej mówiąc KSeF to powszechny system elektroniczny, którego rolą jest wystawianie, otrzymywanie, a także przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Za pomocą systemu można także wysłać faktury odbiorcom. System jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i ten podmiot jest administratorem danych w nim zawartych. Wprowadzenie tych regulacji ma ułatwić podatnikom realizowanie obowiązków takich jak wstępne wypełnianie deklaracji VAT i informacji podsumowujących, a także zapewnić szybsze zwroty VAT (termin zwrotu został skrócony o 20 dni). Ma to mieć pozytywne oddziaływanie na same procesy fakturowania, obieg faktur, co ma zasadniczo zmniejszyć koszty po stronie biznesu. Dodatkowym plusem wystawiania faktur w systemie jest brak konieczności przepisywania danych z dokumentów papierowych do systemu, co eliminować będzie z kolei błędy ludzkie. Wśród benefitów jakie niesie to rozwiązanie wymienia się także ułatwienie w czasie kontroli podatkowych czy zwolnienie z obowiązku generowania plików JPK_FA.

Podatnik wystawiający fakturę ustrukturyzowaną będzie miał zapewnioną możliwość w każdej chwili wglądu w jej treść, nie ulegnie ona zniszczeniu, nie zaginie - bo będzie zarchiwizowana w KSeF. Nie będzie zatem konieczności wystawiania duplikatów faktur. Wśród zalet wskazuje się również na fakt, że nabywca nie będzie musiał w sposób skomplikowany ustalać czy spełnione zostały warunki do obniżenia ceny. Będzie zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał przy użyciu KSeF fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Z drugiej strony faktura ustrukturyzowana przyniesie wymierne korzyści dla administracji skarbowej poprzez automatyzację weryfikowania spójności między zadeklarowanym przez podatnika, a wykazanym podatkiem VAT. Pomoże także zwalczać oszustwa związane z VAT i uchylaniem się od jego zapłaty. Podobnie bowiem jak kasa fiskalna on-line, tak i korzystanie z KSeF ma służyć uszczelnieniu rozliczenia VAT, jako że każda sprzedaż będzie szybko zauważalna dla organów podatkowych. Powyższe regulacje na ten moment są stosowanie wyłącznie dobrowolne.

Decyzja wykonawcza Rady (UE) zezwoliła, aby Polska wprowadziła obligatoryjne fakturowanie elektroniczne począwszy od 1 stycznia 2024 r. Następnie, w wyniku konsultacji, termin ten został przesunięty na 1 lipca 2024 r., a ponadto uzgodniono wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników nie będących czynnymi podatnikami VAT tj. zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. Te dwie grupy podmiotów będą korzystały przymusowo z KSeF począwszy od 1 stycznia 2025 r.

Zbyt zawiłe? Masz wątpliwości? Skorzystaj z porady prawnej online.

System KSeF nie obejmie faktur wystawianych na rzecz konsumentów, a także biletów, które pełnią funkcję faktury jak np. paragony na płatnych autostradach. Według projektu nowelizowanej ustawy o podatku od towarów i usług, faktury uproszczone, czyli do kwoty 450 zł, jak również faktury z kas fiskalnych, będą wystawiane jeszcze do końca kolejnego roku kalendarzowego (31.12.2024 r.). Dodatkowo będzie przewidziana możliwość wystawiania faktur w trybie offline, poza system KSeF, w postaci elektronicznej zgodnym ze wzorem oraz przekazanie jej odbiorcy w przypadku wystąpienia awarii u podatnika. Obowiązkowe będzie wówczas dostarczenie faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline. Natomiast w przypadku całkowitej awarii KSeF, będzie pojawiał się komunikat Ministerstwa Finansów w środkach masowego przekazu o wyłączeniu KSeF, i wówczas podatnik będzie miał możliwość wystawianie faktur elektronicznych i papierowych, których nie będzie musiał przesyłać do KSeF.